Regels

 

 

 

Hoe is het bij onze vereniging geregeld in het Huishoudelijk Reglement

Artikel 1    Bestuur

Artikel 1.1      Samenstelling van het bestuur

 

Artikel 1.1.1   Het Algemeen Bestuur (AB) bestuur bestaat uit tenminste 7 leden. Kandidaatstellingen voor bestuursfuncties dienen tenminste vier dagen voor de Algemene Ledenvergadering (ALV)  bij het secretariaat te worden ingediend. De kandidaatstelling moet voor akkoord zijn getekend door de kandidaat, terwijl minimaal tien leden de kandidaat dienen voor te dragen. 

 

Artikel 1.1.2   Het dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit tenminste vijf leden, te weten een voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en tenminste één gewoon lid. 

 

Artikel 1.2      Vergadering van het bestuur

Bestuursvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht, of wanneer tenminste twee bestuursleden dit verlangen. In de vergadering kunnen geen besluiten worden genomen wanneer niet tenminste de helft van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is. 

 

Artikel 1.3      Taak en rechten van het bestuur


Artikel 1.3.1    Bevoegdheid instellen van commissies

Het bestuur heeft de bevoegdheid commissies in te stellen. Zij stelt in ieder geval in een : 

  • Technische Commissie (TC); 
  • Jeugd Commissie (JC); 
  • Bar Commissie (BC); 
  • Parkbeheer Commissie (PBC); 
  • Toernooi Commissie (TOC); 
  • Websitebeheer (WB).

De voorzitter van een commissie bepaalt de omvang en samenstelling van de betreffende  commissie. De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. De voorzitters van de technische commissie en de jeugdcommissie zijn lid van het bestuur. 

 

Artikel 1.3.2    Vervullen van vacatures in het bestuur

Het bestuur heeft de bevoegdheid om voor vacatures ontstaan binnen het bestuur, waarnemende bestuursleden aan te trekken tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. 

 

Artikel 1.4      De voorzitter

De voorzitter roept de Algemene Ledenvergadering (ALV) bijeen in overleg met het bestuur. Hij/zij opent, leidt en sluit de vergadering. Hij/zij tekent de door de vergadering goedgekeurde notulen. Hij/zij brengt op de jaarvergadering verslag uit over de stand van zaken van de vereniging. Hij/zij wordt vervangen op de manieren zoals in de statuten is voorzien. De voorzitter heeft het recht te allen tijde de vergaderingen van de door het bestuur ingestelde commissies bij te wonen met uitzondering van de commissie ingesteld conform artikel 11-lid 4 van de statuten (de kascontrolecommissie).

 

Artikel 1.5      De secretaris

De secretaris houdt van elke vergadering notulen bij. Deze notulen worden na afloop van de vergadering verstrekt aan de mede bestuursleden en in een volgende bestuursvergadering goedgekeurd. Hij/zij schrijft op last van de voorzitter de bestuursvergadering uiterlijk drie maal 24 uur van tevoren uit. Hij/zij voert de correspondentie en bewaart het archief.


Artikel 1.6      De penningmeester

Artikel 1.6.1   

De penningmeester is verantwoordelijk voor de gelden van de vereniging en voor de ledenadministratie. Hij heeft het recht tot het doen van alle betalingen en uitgaven voor zover deze in overeenstemming zijn en voortkomen uit de begroting welke door de jaarvergadering is goedgekeurd.

Voor betalingen en/of uitgaven die de bedragen in de begroting overschrijden of niet voorkomen op de begroting is vooraf goedkeuring van het bestuur nodig. Hij/zij houdt een inventarislijst bij van de bezittingen van de vereniging. Hij brengt op de jaarvergadering verslag uit over de financiële stand van zaken van de vereniging.   

 

Artikel 1.6.2

Het bestuur kan slechts met toestemming van de ALV rechtshandelingen verrichten waarvan de financiële betekenis een bedrag van € 7.500,- per gebeurtenis te boven gaat.

 

Artikel 2    Algemene ledenvergadering (ALV)

Het bestuur stelt de datum vast van de algemene ledenvergadering  (de jaarvergadering) welke wordt gehouden overeenkomstig artikel 13 van de statuten. Hierin wordt verslag uitgebracht over de stand van zaken van de vereniging, vinden bestuursverkiezingen plaats, worden de notulen goedgekeurd, brengt de kascontrolecommissie verslag uit van haar bevindingen en wordt de nieuwe kascontrolecommissie voor het volgend jaar benoemd. De aanwezige leden zijn verplicht een presentielijst te tekenen.

 

Juniorleden mogen zich tijdens de ALV laten vertegenwoordigen door één van hun ouders of wettelijk vertegenwoordig(st)er. Aan deze vertegenwoordig(st)er worden in de ALV dezelfde statutaire rechten toegekend als aan het juniorlid, zijnde een adviserende stem bij een stemming in de ALV.

 

Artikel 3    Lidmaatschap

Artikel 3.1      

Hij/zij die lid wenst te worden van de vereniging, wendt zich daartoe tot de ledenadministratie. Het bestuur beslist over toelating en geeft daarvan schriftelijk kennis aan de betrokkene.

 

Artikel 3.2  Beëindiging (opzegging) van het lidmaatschap dient uiterlijk 30 november voorafgaande aan het nieuwe verenigingsjaar schriftelijk bekend te worden gesteld bij de ledenadministratie.

 

Artikel 4    Contributie- en entreegelden

Artikel 4.1      Contributie

De contributie alsmede de entreegelden worden jaarlijks op voortel van het bestuur door de ALV vastgesteld. Om gebruik te kunnen maken van een contributietarief voor een specifieke categorieleden  (bijvoorbeeld een studentenlidmaatschap) is het vereist om de hiervoor door het bestuur aangegeven bewijsstukken te verstrekken aan het bestuur. Deze bewijsstukken dienen uiterlijk drie weken voor de eerste incassodatum te zijn verstrekt om in aanmerking te kunnen komen voor het geldende contributietarief. Donateurs betalen jaarlijks een door de jaarvergadering vastgesteld minimumbedrag. Donateurs hebben toegang tot het park, alsmede tot de ALV waar zij een adviserende stem uit kunnen brengen.

 

Artikel 4.2      Betaling contributie

De jaarlijkse door de ALV vast te stellen contributie wordt door middel van een automatische incasso geïncasseerd in twee termijnen. Het lid is verplicht om hier een machtiging voor te verlenen. De eerste termijn wordt geïncasseerd rond 28 februari. De tweede termijn wordt geïncasseerd rond 31 mei. In geval van een storno van de automatische incasso kan nogmaals een automatische incasso plaats vinden. Het lid blijft, in geval van herhaalde stornering, zelf verantwoordelijk voor de betaling van de contributie. Het niet nakomen van de betalingsverplichting kan schorsing van het lid tot gevolg hebben. Daarnaast beslist het bestuur  in voorkomend geval tot het in gang zetten van een procedure voor terugvordering van de gederfde contributie-inkomsten. 

Artikel 4.3      Restitutie contributie

Ieder lid dat in de loop van het seizoen door bijzondere omstandigheden niet in de gelegenheid verkeert actief te tennissen, kan aanspraak maken op gedeeltelijke restitutie van de contributie. Lesgelden komen niet in aanmerking voor restitutie.

Onder bijzondere omstandigheden wordt alleen verstaan: 

  • zwangerschap; 
  • langdurige ziekte of een zware blessure; 
  • vertrek of uitzending naar het buitenland i.v.m. werkomstandigheden; 
  • verhuizing door werkomstandigheden. 

 

Hij/zij die voor deze regeling in aanmerking wenst te komen, dient dit schriftelijk bij het secretariaat kenbaar te maken met vermelding van de reden. 

De aanvraag dient  vóór 1 juli van het betreffende tennisseizoen te zijn ingediend. De restitutie van contributie bedraagt 10% van de betaalde jaarcontributie per niet gespeelde maand met een maximum aantal van 6 maanden per seizoen in de periode april tot en met september.

Het bestuur behoudt zich het recht voor aanvragen niet te honoreren. Tegen de beslissing van het bestuur is beroep mogelijk bij de ALV. Na verleende goedkeuring dient het lid zijn of haar ledenpas in te leveren bij de ledenadministratie. 

 

Artikel 4.4      Lesgelden

 

De hoogte van de lesgelden voor juniorleden voor zowel de zomer- als wintertraining wordt jaarlijks tijdens de ALV vastgesteld in combinatie met de goedkeuring van de begroting. Lesgelden worden automatisch geïncasseerd. Incasso van het lesgeld voor de zomertraining geschiedt eind mei en voor de wintertraining eind november. Na aanmelding voor de zomer- en/of wintertraining is het vastgestelde lesgeld te allen tijde verschuldigd. Restitutie van lesgelden is niet mogelijk.

 

Seniorleden maken eigen afspraken met de trainer over de hoogte en moment van betaling. De vereniging heeft hier geen betrokkenheid bij of bemoeienis mee, anders dan jaarlijks het aantal tennisbanen toewijzen dat beschikbaar is voor de training van de jeugd- en seniorleden door het bestuur.

 

Indien de lesgelden niet zijn voldaan dan kan de trainer het lid de toegang tot de training ontzeggen. De verplichting tot betaling van de lesgelden blijft ook nadat de toegang tot de training is ontzegd bestaan. Na ontvangst van de betaling van het lesgeld krijgt het lid weer toegang tot de training.

Artikel 4.5      Verlies ledenpas

Bij verlies van de ledenpas dient er € 10 te worden betaald voor een nieuwe pas, af te halen bij de ledenadministratie. 

 

Artikel 5    Introductie

Artikel 5.1     

Ieder lid met speelrecht heeft het recht van introductie op de baan. Het bestuur bepaalt of en in hoeverre van deze regel mag worden afgeweken. Introducés hebben hetzelfde speelrecht als het introducerende lid.

 

Artikel 5.2

Eén persoon mag bij de vereniging ten hoogste driemaal per seizoen worden geïntroduceerd.

 

Artikel 5.3

Het lid dat iemand introduceert is verantwoordelijk voor de introducé en dient hem/haar in kennis te stellen van de relevante voorschriften en regels binnen de vereniging.

 


Artikel 5.4

Jaarlijks wordt door het bestuur de procedure alsmede het daarmee gepaard gaande introductie bedrag  vastgesteld waaraan dient te worden voldaan  in geval een LTV-lid een niet LTV- lid wenst te introduceren.

Artikel 6    Banen


Artikel 6.1      Baantechnische- en gemeentelijke bepalingen

Het toezicht op de banen is in handen van de Parkbeheercommissie (PBC) en de groundsman. Leden van de PBC alsmede de groundsman hebben de bevoegdheid  banen te sluiten als deze naar hun inzien niet bespeelbaar zijn, alleen dubbelspel op de banen toe te staan, alsmede spelers te verwijderen die niet aan artikel 5 en 6.3 van dit reglement voldoen. Tevens houden zij toezicht op de naleving van artikel 7.

 

Artikel 6.2      Opening en sluiting banen

Het bestuur bepaalt wanneer de banen geopend en gesloten worden. De banen zijn tijdens het seizoen toegankelijk voor alle leden met speelrecht, met inachtneming van het rooster dat voor aanvang van elk seizoen wordt vastgesteld en bekendgemaakt, met inachtneming van artikel 7.

 

Artikel 6.3      Kleding

De banen mogen uitsluitend bespeeld worden met tennisschoenen, die voldoen aan de eisen zoals gesteld voor het spelen op gravel. Het is de speler slechts toegestaan het tennisspel te bedrijven in de gebruikelijke tenniskleding. Het is toegestaan een trainingspak te dragen.

 

Artikel 6.4      Slepen

Vijf minuten voor het verstrijken van een speeltijd dient de baan te worden geveegd (gesleept) indien noodzakelijk ook de lijnen.

 

Artikel 6.5      

Het is niet toegestaan kinderen mee de baan op te nemen als deze niet aan het tennisspel deelnemen. Ook mag op de baan geen gebruik worden gemaakt van glaswerk en mag niet worden gerookt.

 

Artikel 6.6

Wordt een bal op een naast gelegen baan geslagen, wacht dan een geschikt moment af om te vragen of men uw bal wil terugslaan.

 

Artikel 7    Afhangen

Artikel 7.1      Afhangen voor het spelen op de banen  

Artikel 7.1.1

Iedere speler is, indien hij/zij wenst te spelen, verplicht via het (elektronisch) afhangbord een baan te reserveren ook als de banen vrij zijn.

 

Artikel 7.1.2

Uitdrukkelijk wordt vermeld dat de ledenpas voor strikt persoonlijk gebruik is en nooit uitgeleend mag worden aan anderen, ook al zijn dit leden van de LTV Soesterberg.

 

Artikel 7.1.3

Het is alleen toegestaan voor de verlangde speeltijd een baan te reserveren mits men op het tennispark aanwezig is en blijft.

 

Artikel 7.1.4

Een ieder die zonder de onder artikel 7.1.1 genoemde reservering op de banen speelt, kan door een lid van de PBC of door een bestuurslid van de baan worden verwijderd. Een lid dat zonder de onder artikel 7.1.1 genoemde reservering op de banen speelt, kan door een ander speelgerechtigd lid worden afgehangen indien dit lid op die baan wenst te spelen omdat er op dat moment geen andere vrije banen zijn.  

 


Artikel 7.1.5

De reservering voor een baan geschiedt telkens voor 45 minuten. Na afloop van een gereserveerde speelperiode mag men op dezelfde baan doorspelen indien niemand voor de aansluitende 45 minuten heeft gereserveerd.

Artikel 7.1.6

Indien tien minuten na aanvang van de desbetreffende speelperiode de spelers die voor deze periode hebben gereserveerd niet op de baan zijn verschenen, vervalt hun reservering.

 

Artikel 7.1.7

Enkelspel  kan worden gespeeld, behoudens tijdens de competitie, toernooien, etc., indien dit niet tot het laten wachten van één of meerdere spelers van dezelfde leeftijdscategorie leidt, met dien verstande dat tien minuten na het begin van een speelperiode een eenmaal begonnen enkelspel mag worden uitgespeeld tot de speelperiode is verstreken.

 

Artikel 7.1.8

Het bestuur heeft het recht voor bepaalde evenementen banen te reserveren.

 

Artikel 7.2      Baanindeling

 

Artikel 7.2.1 

De baanindeling in termen van seniorbaan en  juniorbaan wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Hieraan wordt tijdige en ruime bekendheid gegeven. 

Artikel 7.2.2

Een seniorlid heeft op een ‘seniorenbaan’ voorrang qua speelrecht ten opzichte van een juniorlid, vice versa geldt deze regel voor juniorleden op juniorbanen, ook in enkelspelsituatie.

Het bovenstaande geldt slechts indien de gereserveerde speeltijd nog niet is ingegaan.

 

Artikel 7.2.3

Aspirant-senioren zijn junioren die in het lopende kalenderjaar 17 jaar zijn of worden. Aspirant-senioren kunnen kiezen of zij van de junior- of seniorspeeltijden gebruik willen maken. De keuze moet vóór 1 april van het betreffende seizoen schriftelijk aan de ledenadministratie bekend worden gemaakt.

Na 1 april zal als regel geen verandering van speltijd meer toegestaan worden. Indien de ledenadministratie vóór 1 april geen bericht ontvangt, wordt aangenomen dat gebruik gemaakt blijft worden van de juniorspeeltijden.

 

Artikel 7.2.4

Nationale feestdagen zullen worden beschouwd als weekenddagen.

 

Artikel 8    Het park

 

Artikel 8.1

Auto’s, motorrijtuigen, rijwielen, bromfietsen e.d. moeten op de daarvoor ingerichte parkeerplaatsen worden geplaatst.

 

Artikel 8.2

Artikel 8.2.1   Het is verboden op het park:

  • honden mee te brengen;
  • sterk alcoholische dranken te nuttigen;
  • handel te drijven;
  • geluidsapparatuur mee te nemen en te gebruiken.

 

Artikel 8.2.2. Het is verboden in het clubgebouw:

  • te roken; 
  • honden mee te nemen.   


Artikel 8.3      

Ieder lid is persoonlijk verantwoordelijk voor reinheid van de banen, clubgebouw, park en omliggend terrein. Indien men buiten iets gedronken heeft, is men verplicht zelf de glazen en/of flesjes naar de bar terug te brengen.

 

Artikel 8.4

De vereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, letsel of dood van personen, noch voor vermissing, vernieling of beschadiging van eigendommen van spelers, officials, bezoekers en anderen.

Artikel 9    De bar


Artikel 9.1

Ieder seniorlid is in beginsel verplicht minimaal twee bardiensten per jaar te vervullen. Bij wijze van uitzondering en eerst nadat schriftelijk bij het bestuur te kennen is gegeven dat om moverende redenen een LTV-lid niet kan/wenst te voldoen aan zijn barverplichting  kan de verplichting komen te vervallen met dien verstande dat te allen tijde aan de door het bestuur vastgestelde financiële verplichtingen met betrekking tot de bardienstregeling wordt voldaan.  

 

Artikel 9.2

Ieder seniorlid dient te reageren op de verzoeken van de Barcommissie om zelf zijn of haar bardiensten in te plannen door gebruik te maken van het in gebruik zijnde barplanningssysteem. Het is te allen tijde de eigen verantwoordelijkheid van het seniorlid om er voor zorg te dragen dat aan de bardienstverplichting wordt voldaan. In het geval niet wordt voldaan aan deze verplichting kan het lid worden gehouden aan zijn of haar financiële verplichting.

 

Artikel 9.3  

Ieder seniorlid, dat niet op de door de vereniging geplande datum bardienst kan verrichten dient in beginsel zelf dan wel in overleg met de Barcommissie voor vervanging te zorgen. Het zonder bericht niet verschijnen voor het uitvoeren van een bardienst  kan een boete van € 50 en/of een schorsing tot gevolg hebben. Hierbij zal  de bar verplichting  in ieder geval op een later tijdstip alsnog dienen te worden uitgevoerd. Als bewijs voor het voldaan hebben aan de verplichting genoemd in artikel 9.1, 9.2 en dit artikel geldt het invullen van de naam op het barformulier en het zetten van een paraaf op dit formulier. 

 

Artikel 9.4

De hoogte van de financiële verplichting voor het niet voldoen aan de bardienstverplichting wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV. De financiële verplichting wordt tegelijk met de jaarlijkse contributie geïncasseerd. Is gedurende het seizoen voldaan aan de bardienstverplichting dan wordt de reeds geïncasseerde verplichting aan het einde van het tennisseizoen aan het lid terugbetaald. 

Artikel 9.5

Het bestuur heeft de mogelijkheid om aan competitieteams de verplichting op te leggen om als team tijdens de competitieperiode op een competitiedag of competitieavond, niet zijnde een eigen competitiedag of -avond, de bardienst tijdens deze dag of avond te verzorgen. Het bestuur maakt tijdens de inschrijfperiode kenbaar of zij gebruik maakt van deze bevoegdheid en hoe zij hier aanvulling aan geeft.

 

Artikel 9.6

Het seniorlid dat verplicht is om bardiensten te draaien dient er ook voor zorg te dragen dat aan de hieraan gekoppelde wettelijke verplichtingen wordt voldaan. De van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen zullen door de barcommissie aan de leden kenbaar worden gemaakt. Hieronder valt ook het toepassen van de aangegeven kaders rondom verantwoord alcoholgebruik welke door de barvrijwilliger naar eigen beoordeling wordt ingevuld.

 

Artikel 10

Het huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door de Algemene Ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen.